专兼职档案人员情况表怎么填写，档案审核核实及检查清单怎么做？
档案管理作为组织记忆的守护神与信息资源的枢纽，其规范化程度直接关系到机构运营的合规性与决策的科学性。在日常工作中，“专兼职档案人员情况表”与“档案审核核实及检查清单”是两项看似基础却至关重要的工具。前者是档案工作人力资源的“晴雨表”，后者则是档案实体与信息安全的“防护堤”。掌握这两份文件的精髓，并付诸实践，是推动企业档案管理制度建设从纸面走向实效的关键一步。
一、精准描绘人力资源图谱：如何填写专兼职档案人员情况表
“专兼职档案人员情况表”绝不仅仅是一份人员名册，它是一份反映档案工作力量配置、职责边界与专业能力的动态图谱。填写此表，需要遵循“档案人员信息管理规范”，做到准确、完整、及时。其核心价值在于清晰地回答三个问题：谁在做档案工作？他们具体负责什么？他们是否具备相应的能力？
首先，在“人员基本信息”部分，除了姓名、性别、年龄、所在部门等常规项外，“档案岗位性质”是首要区分点。必须明确标注“专职”或“兼职”。这一区分至关重要，因为它直接关联到工作投入度、职责稳定性以及后续培训的侧重点。专职人员是档案工作的核心力量，而兼职人员则往往是档案收集网络中的关键节点，分布在业务一线。对于兼职人员，需特别注明其在业务部门的本职岗位，这有助于理解其接触档案的源头与类型。
其次，“岗位职责描述”是表格的灵魂所在。杜绝使用“负责档案工作”这类模糊、笼统的表述。一份优秀的描述应当是具体化、可量化的。例如，应细化为：“负责公司年度财务报告、审计档案的收集、整理与归档”、“管理产品研发阶段图纸、技术文档的电子与纸质版本”、“处理日常档案借阅登记与利用服务”等。这种精准的描述不仅让管理者一目了然，也为绩效考核和责任追溯提供了明确依据。在填写时，应与档案人员本人及其所在部门负责人充分沟通，确保描述内容与实际工作高度吻合。
再者，“专业背景与培训经历”是衡量档案人员专业素养的关键指标。档案工作不再是简单的“看堆守摊”，它涉及档案学、信息技术、保密管理、历史学等多学科知识。因此，表格中应详细记录人员的学历专业、是否接受过档案专业培训、持有的档案职业资格证书以及参与过的专项培训（如数字化加工、信息安全等）。这些信息是评估团队整体能力、制定后续培训计划、优化人力资源配置的核心数据。
最后，确保信息的动态更新。人员调动、职责变更、新技能获取都应及时反映在表格中。一份陈旧的情况表，其参考价值等于零，甚至会误导决策。建立定期（如每半年或每年）审核更新机制，是保障其生命力的必要手段。通过这份精心填写的表格，管理者能够清晰地看到档案工作的神经网络，为后续的档案审核核实检查清单制作奠定坚实的人力基础。
二、构建系统化防护体系：档案审核核实及检查清单制作
如果说人员情况表是“知人”，那么检查清单就是“善事”。一份科学的“档案审核核实及检查清单”是保障档案工作质量、防范风险、实现档案工作合规性检查要点全覆盖的系统性工具。它将抽象的管理要求，转化为具体、可操作、可核查的行动指南。
清单的制作应遵循全面性、关键性、可操作性三大原则。其结构可以围绕档案工作的全生命周期来设计，主要包括以下几个模块：
1. 体制机制与基础保障模块。 这是档案工作的“地基”。检查要点应包括：档案工作是否已纳入单位整体发展规划和年度工作计划；档案管理制度体系是否健全，是否涵盖了收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节；档案工作网络是否有效覆盖所有应归档部门；档案库房“十防”（防火、防盗、防光、防有害生物等）措施是否落实到位；专兼职档案人员情况表是否已按要求填写并及时更新。此模块的检查，旨在确认档案工作是否具备了合法合规、稳定运行的顶层设计与物质基础。
2. 档案收集与整理质量模块。 这是确保档案“源头活水”质量的核心。检查清单需明确：归档范围和档案保管期限表是否科学合理并得到有效执行；各部门应归档文件材料是否按时、完整、系统地向档案部门移交；归档文件材料的整理是否符合国家或行业规范，如组件、装订、分类、排列、编号、编目等是否规范；归档手续是否齐全，交接文据是否清晰。这一环节的检查，是防止档案资源流失、保证档案历史原貌的关键。
3. 档案实体与信息安全保管模块。 这是档案工作的“安全阀”。检查要点应聚焦于：档案是否按不同门类和载体分库（柜）存放，标识是否清晰；库房温湿度是否控制在标准范围内并有持续记录；对珍贵、易损档案是否有特殊的保护措施；档案数字化加工过程是否符合保密要求，数字化成果的存储与备份是否安全；电子档案的管理系统是否具备完善的安全防护功能，如权限控制、操作日志、病毒防护等。在数字化时代，信息安全与实体安全同等重要，清单必须对此予以同等权重。
4. 档案利用与服务效能模块。 这是体现档案价值的“窗口”。检查清单应核查：档案检索工具是否完善、便捷，能否满足利用者的需求；档案借阅、复印、摘抄等利用手续是否合规，审批流程是否清晰；档案编研成果是否有效服务于单位的中心工作，产生了何种效益；对到期档案的鉴定与销毁工作是否严格按照规定程序进行。此模块的检查，旨在推动档案工作从“保管”向“服务”转型，最大化发挥档案的信息价值。
制作这样的清单，本身就是一个对档案工作进行全面梳理和优化的过程。它将零散的工作点串联成线、编织成网，让日常管理有章可循，让审核检查有据可依。
三、双轮驱动，赋能企业档案管理制度建设
人员情况表与审核检查清单，二者相辅相成，共同构成了企业档案管理制度建设的“双轮”。人员情况表明确了“责任主体”，定义了档案工作的执行者及其能力边界；检查清单则明确了“行为标准”，为这些执行者提供了清晰的工作指南与质量评判依据。
将二者结合应用，可以形成一个持续改进的闭环管理。首先，通过人员情况表，可以精准识别团队成员的能力短板，从而开展针对性培训，提升其执行检查清单所要求任务的能力。其次，在定期执行检查清单的过程中，发现的问题（如某类档案整理不规范、某环节存在安全隐患）可以反向追溯到具体责任人，这不仅利于问题整改，也为人员情况表中“岗位职责”的动态调整提供了现实依据。再者，检查清单的执行结果，是评估档案团队整体绩效的客观数据，可以为人员激励、岗位调整提供决策支持。
这种联动机制，将静态的制度和表格，转化为动态的、充满生命力的管理实践。它推动档案工作不再是被动的、孤立的，而是主动融入业务流程，成为组织治理体系中不可或缺的一环。当每一位档案人员都清楚自己的职责，当每一项工作都有明确的检查标准，档案管理的合规性、安全性、有效性自然会得到根本性的提升。
真正的挑战在于，如何避免让这两份工具流于形式。这需要管理层的重视与支持，需要档案部门负责人具备专业的管理智慧，更需要每一位档案从业人员的责任心与专业精神。它要求我们不仅要“填好表”、“做好清单”，更要理解其背后的管理逻辑，思考如何根据单位业务的发展变化，不断优化表格内容与清单项目，使其始终与组织的需求同频共振。
最终，一份详尽的人员表与一份严谨的检查清单，其价值远不止于应对检查。它们是组织记忆的守护者，是决策质量的基石，更是在信息洪流中为组织校准方向、确保行稳致远的无形资产。这份资产的价值，将在未来的每一个关键时刻，悄然彰显。